Con il supporto di Alterna (Gruppo Altea Federation) come partner tecnologico, Gattinoni Group ha completato con successo un progetto di automazione del ciclo passivo. Grazie a una combinazione di tecnologie moderne come RPA (Robotic Process Automation) e agenti Intelligenti basati su AI (Intelligenza Artificiale), il gruppo ha raggiunto risultati significativi: ben 56.000 pratiche gestite nei primi sei mesi con un tasso di successo superiore al 98%. La collaborazione multidisciplinare, che include sia esperti interni sia partner esterni, è risultata cruciale per il successo dell’iniziativa.
Un processo complesso e cruciale
Il ciclo passivo di Gattinoni Group è estremamente complesso, caratterizzato da un grande volume di fatture e una notevole varietà di fornitori internazionali. Il gruppo, attivo nel settore travel con agenzie in diversi Paesi, deve gestire un mercato globale che richiede un controllo puntuale, nonostante le differenze fiscali, linguistiche e di sistema informatico.
“L’offerta alla clientela è molto variegata – spiega Simonetta Gennero, process analysis and implementation director -. Non solo viaggi, ma anche pacchetti esperienziali richiedono una gestione di fornitori eterogenei provenienti da Paesi diversi. Prima, questa complessità non permetteva una gestione efficiente; il processo necessitava di essere completamente raffinato.”
Gli obiettivi strategici
- Razionalizzazione e riduzione della complessità operativa,
- Riappropriazione del processo end-to-end,
- Aumento della tracciabilità e controllo sui dati,
- Riduzione dell’impatto umano, focalizzando le risorse umane su attività a maggior valore aggiunto.
Lavoro di squadra per raggiungere i risultati
Il lavoro svolto da parte del team non è stato mai un lavoro tecnico isolato, ma uno sforzo collaborativo che ha coinvolto funzioni interne e partner esterni.
“Bisognava razionalizzare e ottimizzare al meglio le risorse”, spiega Mattia Tieghi, CIO del Gruppo. “Con Alterna abbiamo analizzato in dettaglio i processi, portando a confronto le metodologie interne, le esigenze IT del sistema e il know-how locale. Questa analisi ha portato a una soluzione chiave, supportata da tecnologie evolute”.
La soluzione implementata ha utilizzato un approccio ibrido: automazione robotizzata (RPA) combinata con Intelligenza Artificiale (AI). La sintesi di queste tecnologie ha permesso di ottenere un sistema in grado di gestire documenti complessi, comprese tutte le variabili fiscali tipiche del mercato travel.
Il ruolo della tecnologia
Il progetto ha visto l’utilizzo di strumenti sofisticati: uno tra i componenti fondamentali è stato un AI realizzato su Microsoft Foundry, capace di leggere e interpretare i PDF inviati dai fornitori, estrarne dati cruciali e applicare regole di interpretazione spesso non deterministiche.
- Leggere e interpretare file PDF, estratti e strutturati in formati differenti,
- Comprendere la normativa fiscale applicabile in base al Paese di origine,
- Creare un sistema scalabile e in grado di adattarsi a nuovi fornitori,
- Supportare processi end-to-end attraverso l’automazione e l’intelligenza artificiale.
“Gli agenti AI sono stati fondamentali per il riconoscimento e la gestione dei dati fiscali – specifica Tieghi. In un mercato in cui i requisiti normativi cambiano frequentemente, la capacità di interpretare correttamente ogni documento si è rivelata cruciale.”
La sfida dell’architettura IT
Il gruppo ha operato in un contesto con architetture IT stratificate e diversificate, spesso legate a business molto differenti. Sebbene il billing e l’ERP fossero centralizzati, gli altri sistemi operativi erano spesso di tipo verticale.
“La sfida non era soltanto tecnologica – racconta Tieghi -, ma anche organizzativamente intricata. Alcuni sistemi legacy non potevano essere rimosso all’improvviso. Abbiamo quindi cercato un compromesso che permettesse di procedere con nuove tecnologie mantendo l’efficacia dei vecchi strumenti.”
Per questa ragione, l’approccio RPA si è rivelato estremamente utile: non avendo API strutturate funzionanti su tutte le piattaforme, il software ha replicato attività manuali con una precisione ed efficienza impossibili in maniera tradizionale.
L’estensione del progetto
Dopo la prima fase di sviluppo, il progetto è proseguito con una implementazione graduale, in cui i cluster dei fornitori vengono aggiunti in base a criteri specifici, definiti in collaborazione con Alterna.
“Ogni cluster è diverso, ma abbiamo trovato elementi univoci per la gestione tecnica”, spiega Gennero. “Il percorso segue criteri di miglioramento continuo. Stiamo gestendo il prossimo cluster, testando i modelli, integrando nuove regole e validando i dati.”
Obiettivo, come spiegato, è estendere l’automazione a tutta la base dati dei fornitori del gruppo, una sfida che si preannuncia lunga, ma estremamente sostenibile grazie alla piattaforma adottata.
I benefici tangibili e intangibili
Il progetto ha portato a benefici molto concreti:
- Una riduzione significativa del tempo per processare le fatture;
- Un aumento della qualità della informazione;
- Un risparmio in termini di giorni uomo;
- La capacità di tracciare in modo chiaro ogni operazione;
- Un miglior controllo sui dati registrati.
Al fianco di questi risultati, non mancano anche benefici intangibili: il processo è diventato più flessibile e stabile, riducendo il rischio di errori e permettendo una migliore scalabilità. La stessa flessibilità del sistema ha favorito un adattamento continuo alle nuove richieste del mercato.
L’elemento umano rimane centrale
Nonostante l’importante introduzione di tecnologie avanzate, rimane evidente l’importanza del fattore umano nel successo del progetto.
“L’AI supporta, ma non sostituisce l’uomo”, ribadisce Gennero. “Mentre prima rischiavamo di affidare troppo le operazioni a poche figure interne, ora stiamo distribuendo le attività, permettendo alle persone di dedicarsi ad attività più significative e valorizzando il loro know-how.”
Oltre alle risorse tecniche dedicate all’IT, si è creato un gruppo transfunzionale che include anche dipendenti del settore finanziario e operativo. Questo ha favorito un ascolto reciproco e ha portato a una visione più equilibrata del futuro processo.
Il cambio culturale
Il progetto non era semplicemente un upgrade tecnologico, ma rappresenta anche un cambiamento culturale